O afacere care functioneaza fara probleme se bazeaza pe o contabilitate eficienta, haosul din acte putand duce la colapsul unei firme.
Daca este vorba de un magazin cu o varietate de sute sau mii de produse diferite, cu stoc diferit, fara o gestiune bine pusa la punct, afacerea merge greu, cu un efort extraordinar de mare pentru rezultate reduse.
Informatizarea contabilitatii si a gestiunii
Administratorii firmelor care evita sa cheltuie pe dotarea necesara copierii actelor contabile intr-un program de contabilitate nu fac nicidecum economie, mai degraba au de pierdut.
Efortul contabilitatii urmarite printr-un program dedicat se face doar pentru introducerea actelor contabile pe calculator, in program, apoi se pot urmari platile sau incasari care trebuie facute, statistici privind clientii, banii sau produsele si se pot genera diverse declaratii care trebuie depuse la Finante.
Odata cu introducerea actelor contabile pe calculator se pot defini si produsele intrate in firma, pentru a se gestiona eficient stocul acestora.
Gestionarea produselor din magazin
In momentul introducerii produselor in programul de contabilitate si gestiune se pot defini si preturile acestora, iar personalul magazinului poate folosi pentru etichetare etichete generate direct din programul de contabilitate sau aparate de etichetat, economisind astfel mult timpul de punere a etichetelor pe produse. Majoritatea produselor vin de la producator cu un cod de bare, care poate fi citit rapid cu un scanner, insa daca acesta lipseste, se poate genera un cod unic al produsului, iar la vanzare, operand codul unic, produsul vandut se va scadea automat din stocul magazinului.
Intr-un magazin cu o varietate mare de produse, o gestiune controlata eficient pe calculator va permite vanzatorilor sa raspunda clientilor daca au in stoc produsul cautat in mai multe exemplare sau cu marimi diferite.
Pe de alta parte, administratorul magazinului va sti in orice moment situatia vanzarilor din magazin, pentru ziua respectiva sau pentru diverse perioade si va fi avertizat de program ca stocul unor produse este epuizat sau in curs de epuizare, fiind necesar a se face o comanda pentru acestea.
Gestionarea stocului se poate face si pe caiet, cu pixul, metoda aleasa de antreprenori fara bani sau in varsta, insa pentru cei crescuti in era IT este de neimaginat o astfel de solutie greoaie, cand tehnica ofera posibilitatea de a folosi timpul eficient si castigand.