East European Comic Con: Trei scenarii posibile în care evenimentul se poate desfășura în 2021

Din păcate, având în vedere normele publicate de autorități în Monitorul Oficial care nu încadrează târgurile și expozițiile, neglijând astfel un întreg segment de evenimente și organizatori, precum  și din cauza lipsei de predictibilitate pe termen scurt și mediu, organizatorii East European Comic Con vin cu precizări în legătură cu evenimentul care urma sau urmează în 2021.

Draga participant,

Au trecut deja 2 ani de la ultima ediție Comic Con din București de la Romexpo, iar viața pe care o cunoșteam până atunci, acum nu mai există. Pentru că tu ești parte din eveniment și ai venit an de an la Comic Con, am decis să îți prezentăm transparent situația.

Dincolo de falsa impresie că lucrurile revin la normal, oferită de diverse entități, acest “normal” este departe de ceea ce înseamnă pentru noi, organizatorii de evenimente, normal dar și pentru tine, în calitate de participant la evenimente.

De peste 16 luni, sumele achitate în avans, în special pentru chiria locației și avansul pentru participarea unor invitați, ne-au pus în imposibilitatea de a restitui tuturor suma pentru bilete. Mai mult, costurile de închiriere a spațiului și a serviciilor conexe au crescut față de contractul semnat pentru Iunie 2020.

Ne dorim foarte mult să organizăm Comic Con în 2021 si să recreăm împreună atmosfera fantastică din anii trecuți, adaptându-ne la restricțiile și limitările în vigoare la momentul respectiv.

Mai mult, organizarea evenimentului ne va ajuta să depășim blocajul financiar și să restituim contravaloarea biletelor celor care ne solicită acest lucru.

Din păcate, în acest moment nu există un set de norme clare și predictibile pentru a organiza Comic Con. Astfel, singura variantă pentru a progresa cu planificarea evenimentului, astfel încât acesta să poată avea loc, este să avem în vedere un plan flexibil care să se adapteze rapid în funcție de normele impuse de autorități. Mai jos puteți vedea cele 3 scenarii la care ne-am gândit, însă doar unul dintre ele va fi implementat. Spre exemplu, dacă primul plan prezentat devine aplicabil (organizarea a două evenimente în luna August), atunci nu vom organiza niciun alt Comic Con în 2021.

Primul plan flexibil este să organizăm 2 evenimente, cu sesiuni care nu vor depăși 4-5 ore și pauze de 90 de minute care ne vor permite eliberarea locației și dezinfectarea spațiilor. Sesiunile vor avea un număr limitat de persoane, iar cele 4-5 ore vor reduce riscul de infectare printr-o interacțiune scăzută a publicului. Primul eveniment va fi Comic Con Expo Market 26 – 27 August, care nu va include scena, concursuri sau panels (sesiuni de întrebări și răspunsuri cu invitații). Comic Con Expo Market va avea 3 sesiuni, Joi 26 August 16:00 – 20:00; Vineri 12:00 – 16:00 și 17:30 – 21:30.

Al doilea eveniment va fi Comic Con Summer Limited Edition 28 – 29 August structurat astfel: fiecare zi va fi împărțită în 2 sesiuni 09:30 – 14:30 și  16:00 – 21:00. Acesta din urmă va avea componentă de standuri, scenă și zona actorilor.

Planul nr.2, în cazul în care măsurile autorităților nu vor face posibilă organizarea evenimentelor din August, este sa organizăm evenimentul la Cluj-Napoca în perioada 15-17 Octombrie. De ce nu în București? Din păcate, organizarea la București nu este posibilă în perioada 1 Septembrie – 1 Decembrie, la Romexpo, pavilioanele B1-B2 fiind ocupate.

Dacă nici planul 1 și nici planul 2 nu sunt posibile, atunci Planul nr.3 este sa organizăm evenimentul pe modelul celui din August, însă în luna Decembrie. Așadar, vom avea două  evenimente: Comic Con Winter Expo Market 3 – 4 Decembrie și Comic Con  Winter Limited Edition 5 – 6 Decembrie

Care sunt limitările și restricțiile posibile ale evenimentului?

1. Numărul de persoane va fi limitat la maximum 5000 de persoane (inclusiv persoanele din staff, expozanți și voluntari)

2. Accesul se va face pe baza pre-înregistrării biletului și, în funcție de normele în vigoare, asta poate însemna pe bază de certificat de vaccinare, test RT-PCR, test rapid antigen.

3. Masca este foarte posibil să fie obligatorie în spațiul din interior. Recomandăm purtarea ei indiferent dacă acesta va fi sau nu obligatorie, însă obligativitatea purtării măști va fi valabilă doar dacă legea o va cere.

4. Zonele de Alimentație vor funcționa numai în exterior, astfel consumul de produse alimentare nu va fi posibil în interior.

5. Exista posibilitatea unor restricții suplimentare care vor fi comunicate ulterior, dar exista și posibilitatea există și posibilitatea relaxării unor restricții.

Care sunt măsurile pe care evenimentul le-a luat?

1. Personalul evenimentului va fi vaccinat cu ambele doze cu cel puțin 12 zile înainte de eveniment.

2. Culoarele dintre standurile expoziționale au fost mărite la o lățime de 7-8 metri.

3. Sesiunile de 4-5 ore și limitarea numărului de vizitatori.

4. Pauze de 90 de minute între sesiuni, necesare pentru a dezinfecta zonele comune ale evenimentului.

5. Amplasarea soluțiilor pentru dezinfectare în incinta evenimentului.

Dețin un bilet, ce pot sa fac cu el?

1. Pot să mă pre-înregistrez pentru evenimentul din August. Dacă deții un bilet de o zi vei alege sesiunea la care dorești să participi. Dacă deții un abonament, vei alege o sesiune în fiecare zi.

1. Dacă ai un abonament și dorești să participi la Limited Edition și/sau Expo Market, vom pune la dispoziție o platformă în care vei putea selecta o sesiune pentru fiecare zi pentru care deții abonament.

2. Dacă ai bilet pentru o zi de eveniment, va trebui să alegi în platformă una cele două sesiuni din acea zi la care dorești să participi.

Platforma va fi disponibilă online până la finalul săptămânii viitoare.

2. Poți opta pentru produse Comic Con din magazinul online care va fi lansat în maximum 2 săptămâni.

3. Poți păstra biletul pentru unul din evenimentele din 2022 (București și Cluj-Napoca).

4. Poți opta pentru restituirea sumei la 2 săptămâni după ce unul din evenimentele din 2021 are loc.

Ce trebuie să înțeleagă publicul?

1. Nu mai trăim vremuri normale, nu există alternativa unui eveniment precum cel din 2019. Și noi ne-am dori normalitate, însă ea nu mai există pur și simplu.

2. Nu avem nici garanția că evenimentul va avea loc, indiferent de formulă, totul depinzând de normele impuse de autoritățile statului.  Însă dacă nu lucrăm la organizare de pe acum, nu va putea exista niciun eveniment Comic Con în 2021.

3. Dacă achiziționezi un bilet, suma e posibil să rămână blocată până la organizarea primului eveniment.

4. Nu obligăm pe nimeni să se vaccineze, dar încurajăm pe toată lumea să o facă! Persoanele care se vaccinează vor contribui la acea revenire la normalitate și ne vor ușura cu mult accesul la eveniment.

5. Este posibil ca cei nevaccinati să poată participa la sesiuni de fotografii cu unul din actorii prezenți, fără mască, dar cu plexiglas între aceștia după modelul din 2020 de la Austria Comic Con. Este posibil ca cei vaccinați să poată participa la sesiuni normale. Vom apela la această măsură numai dacă invitatul o solicită sau legislația o va impune.

6. Evenimentul este organizat de o companie privată, plătind chirie unei alte companii private (Romexpo S.A), astfel decizia de participare nu este un drept fundamental, nu este nici o obligație, fiecare persoană va decide dacă participarea în cunoștința situației, restricțiilor și limitărilor, este sau nu oportună.

7. Până în prezent nu a existat o formă de despăgubire venită dinspre autorități pentru a ne ajută să revenim la activitatea noastră, deși segmentul de evenimente mari, este SINGURUL BLOCAT 100% din 8 Martie 2020.

8. Deși legislația protejează organizatorul de evenimente și nu-l obligă să returneze sumele încasate pentru bilete, vom căuta soluții să returnăm cât mai repede contravaloarea biletelor, celor care ne solicită.